Ergänzende Datenschutzerklärung Recruiting

3. Welche Personendaten bearbeiten wir?

Im Zusammenhang mit dem Recruiting bearbeiten wir insbesondere die folgenden Personendaten:

• Die in Bewerbungsformularen oder sonstigen Bewerbungsunterlagen angegebenen Stamm- und Kontaktdaten (i.d.R. Anrede, Titel, Name und Vorname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Postanschrift);
• alle weiteren in Ihren Bewerbungsunterlagen enthaltenen Informationen zu Ihrem Werdegang, Ihren Qualifikationen, Ihrer Motivation, Ihren Jobinteressen und -Präferenzen, sowie sonstige Angaben zu Ihrer Person (z.B. im Anschreiben, in Ihrem Lebenslauf, in Zeugnissen, in Zertifikaten und Diplomen etc.);
• weitere Angaben, die in Bewerbungsformularen abgefragt oder angegeben werden können, wie beispielsweise Informationen zu Profilen, die Sie in berufsbezogenen sozialen Netzwerken (z.B. Xing, LinkedIn) unterhalten, oder Informationen darüber, wie Sie auf die Stellenanzeige aufmerksam geworden sind;
• Informationen, die bei der Durchführung des Bewerbungsverfahrens (z.B. aus Interviews) oder aus Gesprächen mit Personalfachleuten gewonnen werden;
• ggf. Informationen aus Drittquellen (z.B. Auskünfte aus amtlichen Registern, Informationen von Stellenvermittlern, Referenzauskünfte);
• Bild- und Tonaufnahmen, da wir je nach Stellenprofil Telefon- oder Videointerviews durchführen und ggf. aufzeichnen können;
• Informationen aus Ihrem bisherigen Anstellungsverhältnis, wenn Sie bereits in einem Unternehmen der Migros-Gruppe beschäftigt sind;
• Personendaten von Kontaktpersonen, welche die Bewerbung einreichen, und Personendaten Dritter, soweit Sie uns diese angeben;
• Technische Daten (z.B. Log-Daten, Angaben über den Zeitpunkt des Zugriffs auf das Portal, die Dauer des Besuchs und die aufgerufenen Seiten und Angaben über das verwendete Endgerät), wenn Sie die Migros Arbeitswelt besuchen.

Alle diese Angaben können auch besonders schützenswerte Personendaten beinhalten, wenn Sie uns diese bekanntgeben, z.B. Gesundheitsdaten. Wir können auch weitere Stammdaten, Vertragsdaten, Kommunikationsdaten, Verhaltens- und Transaktionsdaten, Präferenzdaten, technische Daten, sowie andere Kategorien von Personendaten bearbeiten. Dazu finden Sie weitere Angaben in der jeweils anwendbaren allgemeinen Datenschutzerklärung des ausschreibenden Unternehmens. Auch ergänzende Angaben dazu, wie wir mit besonders schützenswerten Personendaten umgehen, finden Sie in der jeweils anwendbaren allgemeinen Datenschutzerklärung.

Sie sind nicht verpflichtet, uns Personendaten zu überlassen. Die Aufnahme in den Talentpool oder die Bearbeitung einer Bewerbung ist jedoch nicht möglich, ohne dass wir dabei Personendaten erheben und bearbeiten.

4. Für welche Zwecke bearbeiten wir Personendaten?

Im Zusammenhang mit dem Recruiting bearbeiten wir Personendaten insbesondere zu den folgenden Zwecken:

• Zur Prüfung und Vorauswahl allfälliger Bewerbungen;
• zur Generierung von Leads und zur Erweiterung des Talentpools;
• zum Abgleich Ihres Profils mit vakanten Stellen innerhalb der Migros-Gruppe;
• zur Zusendung gezielter Informationen über offene Stellen oder zur Zusendung von Unternehmensinformationen;
• zur Auswertung und Optimierung der Migros Arbeitswelt-Plattform, unseres Talent Relationship Managements und des Rekrutierungsprozesses, bspw. mittels Umfragen oder statistischen Auswertungen;
• zur Koordination mit Personalfachleuten innerhalb der Migros-Gruppe;
• zum Kontakt mit Bewerbenden oder potenziellen Talenten im Hinblick auf relevante Stellenangebote;
• zur Durchführung von Bewerbungsverfahren oder Eignungstests;
• zur Vorbereitung und allenfalls zum Abschluss eines Arbeitsvertrags;
• mit Ihrer Einwilligung können wir Personendaten ausserdem bearbeiten, um im Hinblick auf andere vakante Stellen mit Ihnen in Kontakt treten zu können.

Wir können Personendaten auch für weitere Zwecke im Zusammenhang mit Kommunikation, Vertragsabwicklung, Information und Marketing, Marktforschung, Sicherheit und Prävention, Einhaltung rechtlicher Anforderungen, Rechtswahrung sowie gruppeninterne Administration und Unterstützung bearbeiten. Dazu finden Sie weitere Angaben in der jeweils anwendbaren allgemeinen Datenschutzerklärung des einstellenden Unternehmens.

Wenn wir Sie für die Stelle berücksichtigen können, für die Sie sich beworben haben, bearbeiten wir Ihre Personendaten im Anschluss für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses. Hierfür gilt allenfalls eine spezifische Datenschutzerklärung für Mitarbeitende.

5. Wie lange bearbeiten wir Personendaten?

Wir speichern Ihre Personendaten grundsätzlich, solange es für die Durchführung des konkreten Bewerbungsprozesses erforderlich ist und allenfalls zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben oder soweit wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung haben, z.B. zu Dokumentationszwecken und zur Wahrung und Verteidigung von Rechtsansprüchen. Kommt kein Arbeitsvertrag mit Ihnen zustande, werden Ihre Personendaten in der Regel innerhalb von sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht oder anonymisiert. Mit Ihrer Einwilligung bearbeiten wir Ihre Personendaten für bis zu zwölf Monate, wenn wir Ihnen aktuell keine Stelle anbieten können und Sie Ihre Bewerbung für allfällige zukünftige Stellenangebote pendent halten möchten. Wenn Ihre Personendaten im Talentpool hinterlegt sind, speichern wir Ihre Personendaten für einen Zeitraum von 12 Monate seit Ihrer vorherigen Einwilligung. Vor Ablauf dieser Frist werden Sie kontaktiert, damit Sie Ihre Einwilligung allenfalls bestätigen, um im Talentpool zu bleiben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

6. Was ist sonst zu beachten?

Grundsätzlich haben nur Personen Einsicht in Ihre Personendaten, die mit der Besetzung dieser Stelle zu tun haben, insbesondere Personalfachleute und potenzielle Vorgesetzte des einstellenden Unternehmens sowie ggf. ausgewählten Schlüsselpersonen des Bereichs, in dem die Stelle angesiedelt ist. Diese Personen unterliegen einer Verschwiegenheitspflicht und sind auf den Datenschutz und die Datensicherheit sensibilisiert.

Unter Umständen – insbesondere im Zusammenhang mit unserem Talentpool – können wir Ihre Personendaten anderen Unternehmen der Migros-Gruppe zugänglich machen, um festzustellen, wie gut Ihr Profil zu vakanten Stellen passt. Bei Übereinstimmung einer vakanten Stelle mit Ihrem Profil werden Sie von den zuständigen Personalfachleuten oder einem potenziellen Vorgesetzten des verantwortlichen Unternehmens kontaktiert und gefragt, ob Sie am Bewerbungsprozess teilnehmen möchten. Zudem können wir Ihre Daten zwecks gruppeninterner Administration und statistischer Auswertungen auf nichtpersonenbezogener Basis anderen Unternehmen der Migros-Gruppe weitergeben.

Darüber hinaus werden Ihre Personendaten grundsätzlich nur mit Ihrer Einwilligung an andere Empfänger weitergegeben (z.B. zur Einholung von Referenzauskünften), oder soweit dies zur Einhaltung rechtlicher Vorschriften oder zur Wahrung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Wir können bestimmte Entscheidungen auch automatisiert treffen. Als „automatisierte Einzelfallentscheidung“ gelten Entscheidungen, die ohne relevanten menschlichen Einfluss im Einzelfall automatisiert getroffen werden und die negative rechtliche Wirkungen oder andere, ähnlich negative Wirkungen haben. Bspw. können wir automatisiert entscheiden, eine Bewerbung aufgrund offensichtlich fehlender Qualifikationen nicht weiterzuverfolgen. Wir werden Sie in solchen Fällen gesondert informieren.

7. Weitere Informationen

Bitte lesen Sie auch die jeweils anwendbare allgemeine Datenschutzerklärung des ausschreibenden Unternehmens. Diese enthält weitere Hinweise zum Datenschutz, die auch im Recruiting von Bedeutung sind.

Sie erfahren in der allgemeinen Datenschutzerklärung unter anderem:

• aus welchen Quellen die von uns bearbeiteten Personendaten stammen;
• welche berechtigten Interessen wir an der Datenbearbeitung haben und auf welche weiteren Rechtsgrundlagen sich unsere Bearbeitung stützt;
• wie wir Personendaten innerhalb der Migros-Gruppe nutzen und unter welchen Umständen wir Personendaten ggf. an Unternehmen ausserhalb der Migros-Gruppe weitergeben;
• wie wir Personendaten ins Ausland übermitteln und mit welchen Vorkehrungen wir dabei einen angemessenen Datenschutz sicherstellen;
• wie und wofür wir Profiling einsetzen und ob wir wesentliche Entscheidungen vollständig automatisiert treffen;
• welche Massnahmen wir treffen, um die Sicherheit von Personendaten in angemessener Weise zu gewährleisten;
• wie lange wir Personendaten generell bearbeiten und speichern;
• wie wir beim Besuch unserer Webseiten und Mobile Apps Cookies und ähnliche Technologien einsetzen;
• welche Rechte Sie im Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihrer Personendaten haben und wie Sie sie ausüben können;
• wie Sie die Datenschutzbeauftragte bzw. den Datenschutzbeauftragten der Migros-Gruppe oder die Vertretung in der Europäischen Union bzw. im Europäischen Wirtschaftsraum kontaktieren können.

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese ergänzende Datenschutzerklärung kann im Lauf der Zeit angepasst werden, insbesondere wenn wir unsere Datenbearbeitungen ändern oder wenn neue Rechtsvorschriften anwendbar werden. Wir informieren Personen, deren Kontaktangaben bei uns registriert sind, bei erheblichen Änderungen aktiv über solche Änderungen, wenn das ohne unverhältnismässigen Aufwand möglich ist. Generell gilt für Datenbearbeitungen jeweils die Datenschutzerklärung in der bei Beginn der betreffenden Bearbeitung aktuellen Fassung.

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